[MÚSICA] Los filtros son muy útiles para hacer búsquedas sencillas pero tienen muchas limitaciones, como por ejemplo el hecho de que no se puedan utilizar para los informes. Cuando los filtros no permiten hacer una determinada búsqueda o queremos utilizar ese filtraje en un informe, mejor crear una consulta. Las consultas las encontraremos en el panel de exploración, aquí a la izquierda. Si hemos guardado cualquier filtro como consulta aparecerá en este listado de consultas, por ejemplo cuando explicábamos el filtro avanzado, hemos guardado ese filtro con el nombre de Profesores de despacho 2 y 6, y aquí lo tenemos. Con un doble clic puedo abrir esta consulta que originalmente era un filtro. Muchas veces creamos una consulta haciendo primero un filtro y guardándolo. Siempre que hagáis algún filtro que creáis que puede ser útil para un informe o para otras búsquedas, guardarlo como consulta y allí estará disponible para cualquier momento y you haremos después las modificaciones que creamos necesarias. Para crear una consulta, encontraremos en la ficha crear los dos botones para crear consultas dentro del grupo consultas. Tenemos la opción de asistente para consultas o la opción de diseño. La opción de asistente nos servirá para que Access nos vaya preguntando lo que necesitamos para hacer la consulta. En cambio diseño no pregunta nada, nos da una consulta en blanco para que nosotros vayamos diseñándola. Normalmente utilizaremos la de diseño. La de asistente si la clicamos, veremos que nos ofrece la posibilidad de una consulta sencilla, os ayudará un poco pero tampoco penséis que demasiado, o nos ofrece otro tipo de consultas como por ejemplo un asistente para buscar duplicados dentro de la tabla. En algún caso puede ser útil. Pero como decía antes, lo normal es utilizar el botón de diseño. Demos clic en el botón diseño de consulta y nos creará una ventana de diseño de consulta muy parecida o prácticamente igual que la que veíamos con el filtro avanzado. Primero nos preguntará qué tabla, aquí es una de las diferencias respecto al filtro, en el filtro solo podíamos utilizar una tabla, aquí podemos utilizar más de una tabla. Aquí indicaríamos por ejemplo que queremos buscar el listado de profesores ordenados alfabéticamente que pertenezcan al despacho 6. En este caso solo necesito una tabla, la busco, [INAUDIBLE], la agrego, you está, you puedo cerrar. Si los datos que yo quiero utilizar o buscar o mostrar están en diferentes tablas, vamos añadiendo cada una de esas tablas que necesitemos para la consulta. Cerramos la ventana, solo necesitamos ahora mismo esta tabla, si necesitamos más más adelante, fijaos como tenemos un botón mostrar tabla que al clicar me vuelve a mostrar la ventana de tablas, y podremos elegir cualquier otra. Para definir esta ventana, estos criterios, lo haremos igual que hemos visto para los filtros avanzados, tenemos una primera línea de campo para indicar qué campos vamos a utilizar para buscar, ordenar o mostrar. En este caso necesitamos el campo profesor, podemos utilizar el desplegable, indicarlo o podemos hacer un doble clic directamente sobre la lista de cambios. Al añadir el campo, automáticamente me aparece en la segunda línea la tabla a la cual pertenece. Los filtros por avanzados no aparecía esta línea porque solo podíamos utilizar una sola tabla. Los datos de los profesores me interesan que aparezcan ordenados, por lo tanto aprovecho la línea de orden para indicar que me los ordena ascendentemente. Hay una cuarta línea que no tenía el filtro avanzado, que es la línea de mostrar. Si recordais un filtro avanzado mostraba todos los campos, todos los datos de todos los registros que cumplían las condiciones. En el caso de las consultas solo muestra los campos que estemos utilizando, en este caso ahora mismo solo mostraría el nombre de los profesores. Si en algún momento, alguno de estos campos que utilizo para buscar o para ordenar, no quiero que se visualice en el resultado de la consulta, puedo desactivar esta casilla de manera que lo utilizará para la consulta pero no lo visualizaremos. Profesores los queremos todos por lo tanto no modificamos nada en criterios, y vamos a poner el otro campo que necesitamos para hacer esta consulta que es el despacho. Doble clic, me lo añade, no hace falta que lo ordene, y en criterios le decimos que queremos los del despacho 6. you hemos acabado, vamos a ver el resultado de esta consulta con el botón ejecutar. Demos clic en el botón ejecutar y nos muestra el resultado. Fijaos como solo muestra los datos de profesor y despacho que son los únicos que hemos puesto en la consulta. Si queremos que nos de más información, deberemos añadir a la consulta todos esos campos que queremos que aparezcan. Fijaos también como al pedir solo un listado de profesores del despacho 6, el valor del número del despacho se repite, por lo tanto tampoco sería necesario. En este caso si volvemos al diseño con el botón de vista, lo que podría hacer es la línea mostrar del despacho desactivarla. En estos momentos me mostraría los nombres de los profesores ordenados alfabéticamente que fueran del despacho número 6 pero no enseñaría el número del despacho. Si quiero ver su fecha de nacimiento, lo añado. Fecha de nacimiento, sin ningún criterio, ahora mismo me debería enseñar solo los campos profesor y fecha de nacimiento. Vamos a probarlo, ejecutar, y aquí tenemos solo los profesores del despacho 6, aunque no lo veamos, pero en la consulta está indicado y con su fecha de nacimiento. Así vamos modificando esa consulta para que filtre como queramos, ordene como queramos y muestre lo que queramos. Cuando you la tengamos hecha la podemos guardar, con el botón de guardar poniéndole el nombre por ejemplo, profesores del despacho 6. Aceptar y aquí nos aparecería en el listado de consultas la consulta que acabamos de guardar. Esta consulta la podremos utilizar después en los formularios y en los informes. Cualquiera de estos campos que hemos colocado los podemos cambiar de posición, si los seleccionamos con la barra gris que tenemos en la parte superior cuando veamos esta flecha negra, lo cogemos por esta barra y arrastramos para colocarlos en la posición que creamos oportuno. También podemos una vez seleccionado eliminar ese campo con la techa suprimir. Si lo que quiero es voy a cerrar esta consulta, eliminar la consulta, la buscaré en el listado de consultas aquí a la izquierda, la selecciono y tecla de suprimir. [SONIDO] [AUDIO_EN_BLANCO]
