[MÚSICA] Antes de imprimir un objeto, sea una tabla, consulta, formulario o informe, habría que comprobar el aspecto general de este objeto con el botón de Vista preliminar de la barra de acceso rápido. Por ejemplo, si abrimos una tabla, hacemos clic en el botón de Vista preliminar, nos mostrará el objeto producido para que veamos la página entera y comprobemos cómo se imprimiría. En todo los casos nos aparecerá la ficha de Vista preliminar con las diferentes opciones que me permiten configurar esta impresión. Podremos determinar el tipo de papel que vamos a utilizar, los márgenes del documento, si queremos la impresión en vertical u horizontal, otras configuraciones, podemos pedirle que muestre una, dos páginas o más páginas, dependiendo del documento. Es decir, disponemos de varias configuraciones que podemos modificar antes de imprimir, con el primer botón de esta vista preliminar. Lo mismo pasaría como con una consulta. Abrimos una consulta, pedimos la vista preliminar, y el resultado es el mismo, e igualmente dispondemos de la ficha de Vista preliminar con todas las opciones. Si abrimos un formulario, pues más de lo mismo, todos los objetos se imprimen de la misma manera. A la hora de imprimirlo, podemos utilizar ese botón de Imprimir de la vista preliminar o también podemos utilizar el botón de Impresión de la barra de acceso rápido. Recordad que este botón no pregunta, imprime sin preguntar nada más. O podemos utilizar la opción de Imprimir que encontramos en la ficha Archivo. Aquí podríamos elegir Impresión rápida que es la misma de la anterior o Imprimir para que nos aparezca el cuadro de diálogo de impresión con algunas de las modificaciones que podemos hacer. En realidad, disponemos de un botón Configurar que equivale a lo que podíamos hacer en la ficha de Vista preliminar, por lo tanto, mejor hacerlo allí. O podemos elegir el tipo de la impresora a la cual queremos imprimir, propiedades propias de esa impresora que hemos escogido, si queremos imprimir todas las páginas o alguna de ellas o los registros seleccionados, y el número de copias que queramos realizar. Aprovechando que tenemos la información de alumnos, de profesores, de clientes, dentro de diferentes tablas, Access nos permite generar cartas, etiquetas y sobres personalizados. Nosotros you tenemos la información guardada en tablas, y lo que haremos es aprovechar la función de Combinación de correspondencia que tiene Word. Para generar estas cartas, etiquetas o sobres, lo que haremos es, primero, seleccionar la tabla o consulta que contenga la información que necesitamos en estas cartas, etiquetas o sobres personalizados. Por ejemplo, seleccionamos Alumnos, la tabla Alumnos, y en la ficha Datos externos escogemos el botón Combinar con Word. En realidad, las cartas, etiquetas o sobres las generará Word, Access simplemente le pasa la información y le da el aviso de lo que queremos hacer. Hacemos clic en el botón de Combinar, se activa el asistente de correspondencia y nos hace la primera pregunta, ¿qué tiene que hacer, vincular los datos a un documento existente o crear uno nuevo? Es decir, you tengo preparada la carta, you la he escrito con el Word y ahora solo tengo que pasarle los datos, o no tengo carta y hay que hacerla nueva. Vamos a suponer que you la tenemos hecha, que sería lo más lógico, you he escrito en Word una carta y activaría la primera opción, Vincular los datos a un documento existente, aceptamos, y entonces nos pide dónde está ese documento. En este caso, sería el documento Carta, lo abrimos, y nos los abrirá con Word. you hemos pasado a Word, Access le ha enviado toda la información que necesita, y you podemos generar, en este caso, las cartas personalizadas. En realidad, si nos fijamos a la derecha, tenemos el asistente y estamos en realidad en el paso tres. Si fuéramos hacia atrás con los botones Anterior y Siguiente, hacemos clic en Anterior hasta llegar al paso uno, veremos cómo en el primer paso nos pregunta si queremos hacer cartas, mensajes electrónicos, sobres, etiquetas, etcétera. Como hemos hecho clic en el botón de Combinar con Word, you está preparado para crear cartas, automáticamente nos ha activado esta opción. Si quisiéramos hacer etiquetas, cambiamos la opción y seguimos. En el segundo paso, indicamos qué documento utilizamos para hacer las cartas, el documento actual, es decir, lo que tenemos abierto, o una plantilla que tengamos preparada u otro documento cualquiera de Word. Estos dos pasos you están preparados al entrar a la correspondencia desde Access. El tercer paso también está preparado. El tercer paso es indicarle a Word dónde están los datos, estos datos los tenemos en la tabla Alumnos y es lo que nos indica aquí abajo, Alumnos en gestión académica. Si no fuera este, podríamos cambiarlo. Esos tres primeros pasos nos los prepara you directamente Access. Vamos al siguiente paso. Aquí si que you tenemos que generar la carta. ¿Cómo lo haremos? Nosotros lo que queremos es que aquí en lugar de Nombre y Apellidos, en cada una de las cartas aparezca el nombre y los apellidos de cada uno de los alumnos. Para ello, seleccionamos esto, si no estuviera escrito, simplemente los colocamos. Podemos borrarlo. Y aquí le indicaremos que sea Word quien coloque los datos concretos. ¿Cómo lo hacemos? Con el enlace Más elementos. Hacemos clic, nos mostrará todos los campos de la tabla seleccionada y elegimos los que queremos añadir. En este caso, nos interesa Nombre, insertar, y Apellidos, insertamos, y en este caso you hemos acabado, no necesitamos poner más datos, podríamos colocarnos en el documento las posiciones que nos interese y añadir los campos que convenga, la dirección, el teléfono, lo que sea necesario. Cerramos el mensaje, aquí un pequeño detalle, fijaos cómo si ponemos varios campos seguidos, los pone juntos, es conveniente añadir algún espacio de separación para que nos salga todo seguido. you hemos preparado la carta, vamos al siguiente paso, al quinto, y aquí simplemente comprobaremos cómo quedan estas cartas. Fijaos que you nos muestra la primera carta, la de Óscar. Y en la cinta de Opciones podemos navegar para ir viendo las diferentes cartas. Si miramos en la esquina inferior izquierda, vemos cómo solo tenemos una página. Tenemos una sola carta de una página que luego él transformará en tantas páginas como registros haya en la base de datos. Si todo es correcto, podemos seguir o, fijaos en una opción que puede ser útil, Editar lista de destinatarios, podríamos ver los datos de la tabla, e incluso especificar que a alguien concretamente no interesa enviar esa carta. Lo desactivamos en esta columna y you no generará la carta para esas personas. Pasamos al último paso, y aquí tendremos dos opciones, o imprimir directamente estas cartas o editarlas antes de imprimir. Nosotros tenemos el documento Carta, fijaos en el título, si yo hago clic en Imprimir, imprimirá y se acabó, you habremos acabado. Si hago clic en Editar cartas individuales, nos preguntará si queremos visualizarlas todas o unas cuantas, ahora pedimos todas y lo que hace, mirar la barra de título, es generar un documento nueva llamado Cartas1, que si nos fijamos en la esquina inferior. [INAUDIBLE] Vemos como you no tenemos una página, tenemos 24, que son los 24 registros que hemos cogido de la tabla de Alumnos. Aquí tendremos una página para cada uno, con lo cual yo podré modificar alguna de estas cartas y añadir o quitar información que interese añadir o quitar. De manera que puede haber alguna carta diferente del resto. Una vez hecho, imprimiríamos directamente por Archivo, Imprimir. Este documento con todas las cartas generadas, no hace falta que lo guardemos, lo que sí que es necesario que guardemos es la carta original, este documento primero que hemos creado, que tiene solo una página, ahora vemos los nombres, pero si hacemos clic en el botón de Vista previa de resultados, nos mostrará los códigos, este es la carta original, por lo tanto, este sí que lo guardamos. Si guardamos este documento a partir de ahora, cualquier otro día que queramos imprimir esa carta o modificarla o aprovechar y hacer algún cambio, simplemente tenemos que abrir el documento de Word que hemos guardado, no necesitamos abrir Access. Al abrir el documento de Word, esta carta, automáticamente Word va a buscar los datos a la base de datos. Por lo tanto, lo que sí que tendremos que hacer es mantener juntos en el mismo sitio el documento de carta y la base de datos, para que no tenga que ir a buscarlo. Si por algo lo hemos cambiado de sitio, Word nos preguntará dónde está ese documento original, esa base de datos. Como hemos visto antes, en el primer paso del asistente nos permite elegir si queremos crear cartas, etiquetas o sobres. En el caso de las etiquetas, si queréis podéis aprovechar una opción que you tiene Access que nos da un acceso más directo a la generación de etiquetas. Vamos a cerrar este documento. Si vamos a la ficha Crear, encontraremos dentro de Informes un botón que pone Etiquetas. Este botón nos genera etiquetas igual que la combinación con Word que hemos visto, nos genera cartas, etiquetas o sobres, pero podemos hacerlo de manera más directa. Hacemos clic en el botón Etiquetas, nos preguntará qué tipo de papel de etiquetas estamos utilizando, lo buscamos o personalizamos si no tenemos, si el papel que tenemos no corresponde a ninguno de la lista. Una vez seleccionado el tipo de papel a utilizar, pasamos al siguiente paso, indicamos qué tipografía queremos utilizar, tipo de letra, espesor, tamaño, color de texto, etcétera. Pasamos al tercer paso, aquí nos preguntará qué es lo que queremos poner dentro de cada una de las etiquetas, por ejemplo, el nombre, los apellidos. Recordaos de poner separaciones cuando haga falta. Ahora, por ejemplo, para poner la dirección, la queremos debajo, pues con Intro, ponemos la dirección, un espacio y el código postal, Intro, ponemos la población, lo que haga falta. Luego, nos preguntará por qué campo queremos ordenar esta información, por ejemplo, pues, lo ordenaríamos por apellidos y por nombre. [SONIDO] Y you falta el último paso, que es ponerle el título a este informe, en realidad lo que genera Access es un informe especial, porque es para etiquetas, pero es un informe. Finalizamos y you nos ha generado el documento con todas las etiquetas correspondiente a los alumnos. Si queréis hacer cartas, lo mejor es combinar con Word, como hemos visto antes. Si queréis hacer etiquetas, lo podéis hacer con Combinar con Word, pero yo os aconsejaría que you lo hicierais directamente con este botón de Etiquetas, que es más práctico. El proceso es el mismo en los dos casos, pero siempre por aquí es más directo.
