[MÚSICA] [MÚSICA] En este video vamos a hablar entonces de la asignación y de la nivelación de los recursos. El primer paso en la nivelación de los recursos es la asignación de los mismos. ¿Los recursos qué son? Son personas, son equipos, son materiales que se consumen durante la ejecución de las tareas del proyecto. Y la asignación pues va a afectar la duración y el costo de las diferentes tareas. Vamos a tener entonces qué revisar cómo lo vamos a hacer porque normalmente en los proyectos tenemos recursos escasos y en las organizaciones tenemos qué mirar cómo los vamos a distribuir en los proyectos. ¿Cuáles son algunas prácticas o mejores prácticas para la asignación de los recursos? Para cada tarea de la lista de tareas que tengamos vamos a recordar la asignación en el cronograma teniendo en cuenta que deben planearse aquellas tareas que requieren por ejemplo capacitación previa, o un entrenamiento previo, porque si las hacemos más tarde y no tenemos en cuenta eso, nos toca rehacer normalmente el cronograma. Las tareas también que requieren productos de tareas anteriores, no deben superponerse o preceder a las mismas. Tenemos que tratar de mirar cómo las vamos a mantener. También tenemos que mirar cuáles son las tareas digamos que normalmente no tienen toda la productividad. ¿Por qué? Porque los humanos pues realmente no, de las ocho horas que normalmente planeamos o estimamos nosotros para los proyectos, solamente somos un 70% efectivos. Tenemos que ir al baño, tenemos que almorzar, tenemos que comer, tenemos que hablar por teléfono, y eso hace entonces que esas horas productivas sean mucho menos. También tenemos que tener tiempo para hacer las revisiones. Normalmente, cuando tenemos que hacer aseguramiento de la calidad en los proyectos, tenemos que mirar este, estas tareas digamos de revisión. Tenemos que revisar los supuestos hechos durante la estimación para que, con base en la experiencia de las personas, los equipos, podamos corregir entonces de acuerdo con los elementos de la realidad. Y cuando hagamos asignaciones simultáneas de los recursos, tener en cuenta que la asignación simultánea de dos o más tareas a la misma persona tiene que tener un tiempo de intercambio entre las diferentes tareas. Si a ustedes les ofrecen digamos una persona medio tiempo, por lo general lo que hace la persona es que diga, okay, que trabaje o por la mañana, o que trabaje por la tarde. Nuestra recomendación desde un punto de vista práctico es que normalmente se elija por ejemplo lunes todo el día, martes todo el día, y la mitad del miércoles, pero que sea continuo para que no haya ese problema del tiempo de intercambio. Una vez que nosotros tenemos esta, estos elementos, podemos ir a un elemento teórico de la asignación de recursos, y es que el gerente del proyecto debería asignarse solo a tareas de la administración, o si no, no va a poder hacer la gerencia del proyecto, pero esto es desde el punto de vista teórico porque normalmente en la práctica vemos que el gerente de proyecto tiene que estar enfocado en su proyecto como tal. Cuando se hayan efectuado todas las diferentes asignaciones, tenemos que actualizar nuestro cronograma, verificar si todavía las precedencias se mantienen, verificar que las asignaciones de las tareas y de los paralelismos que sean posibles en un momento dado, eso lo vamos a ver también en la mecánica de compresión cuando hagamos tareas en paralelo, y tenemos que verificar entonces esa dependencia que existe entre cada uno de esos recursos. Porque muchas veces cuando vamos a mirar esa asignación pues tenemos recursos limitados que solamente pueden hacer cierto tipo de tareas. Pasemos entonces you, después de la asignación, a la nivelación de los recursos. El objetivo de la nivelación de los recursos es optimizar el uso de los recursos, específicamente como decíamos, de los recursos limitados. Debido a que hay cambios entonces en las tareas, la nivelación puede posponer normalmente la fecha de finalización del proyecto. Pero nosotros vamos a tratar siempre de no cambiar esa fecha de finalización. La nivelación va a requerir entonces que hay un equilibrio entre los diferentes tipos de recursos, y vamos a mirar que eso se puede hacer mucho más fácil cuando tenemos nosotros recursos genéricos. ¿Cómo hacemos el cálculo de la ruta crítica en el caso de los recursos? Tenemos que mirar que lo hagamos con los inicios o los comienzos más tempranos, ¿de acuerdo? Y con los inicios más tardíos. De tal manera que podamos estar redistribuyendo estos recursos que nosotros vamos a poder manejar. Como decíamos en el caso de la ruta crítica, nosotros trabajamos en el caso de la compresión del cronograma con aquellas tareas que están en la ruta crítica. En el caso de la nivelación de los recursos, vamos a trabajar con aquellas tareas que tengan holgura porque son las que podemos nosotros asignar a la ruta crítica. ¿Cuáles son las posibles soluciones para la nivelación de los recursos? Primero, asignar recursos de tareas no críticas a las tareas críticas, como estábamos diciendo, sacar de las tareas que tengan holgura, mirar alternativas de jornadas más largas, fines de semana, varios turnos, o herramientas que me ayuden a reducir esta duración de las tareas. Pero tenemos que empezar a mirar también que esto con base en la forma de asignación de los diferentes recursos, pues los vamos a mirar que sean asignados al cronograma en orden inverso desde la fecha final hacia la fecha que estamos actualmente, para poder nosotros mirar que sea mucho más eficiente. ¿Por qué? Porque el problema que tenemos nosotros en las redes es que normalmente nos tendemos a comernos la holgura, ¿de acuerdo? Y al comernos la holgura, por lo tanto, vamos a dejar menos espacio para que podamos hacer la asignación de los diferentes recursos. Normalmente, la fecha de finalización se suele atrasar debido a esta nivelación de los recursos, ¿de acuerdo? Y vamos a mirar que normalmente se va a atrasar porque los recursos son recursos con nombre. O sea, por eso es que decimos que no existe realmente un cronograma óptimo con recursos nivelados, porque depende mucho de las características de las organizaciones. La nivelación óptima puede que no sea la nivelación práctica en el proyecto. Y la holgura es la base entonces de la nivelación de los recursos. Decíamos que aquellas actividades que tienen holgura son las que tienen la posibilidad de proveer recursos para que nosotros los podamos pasar a las diferentes actividades de la ruta crítica. También podemos nosotros mirar que, dependiendo de los perfiles que tengan los diferentes recursos, podemos hacer los ajustes manuales en el cronograma del proyecto. En este video vamos a hacer entonces un ejemplo de nivelación de recursos. Vamos a mirar entonces un proyecto de construcción en el cual tenemos seis excavadoras en la empresa. Estas seis excavadoras van a ser entonces nuestro recurso asignado a las tareas A, B y C. La actividad A dura dos semanas, la actividad B dura cinco semanas, la actividad C dura tres semanas. De tal manera que nuestra ruta crítica será inicio, B, fin. De esta manera, vamos a saber entonces que las únicas alternativas que tiene la holgura son A y C, y por lo tanto, son las únicas de las cuales puedo sacar recursos para hacer nivelación de recursos si necesito hacer alguna nivelación. Veamos entonces cuántos recursos necesitamos para cada una de las actividades. Vamos a necesitar dos excavadoras para la actividad A, cuatro excavadoras para la actividad B, y dos excavadoras para la actividad C. Lo siguiente que tenemos que hacer entonces es un diagrama de Gantt, y en el diagrama de Gantt lo que vamos a mirar es cuántas excavadoras necesitamos para la actividad A, dos excavadoras de las semanas uno a dos. Para la actividad B, necesitamos cuatro excavadoras de las semanas uno a la cinco, y para la actividad C vamos a utilizar dos excavadoras de las semanas uno a la tres. Sacando el total de las excavadoras vamos a tener entonces ocho para la semana uno, ocho para la semana dos, seis para la semana tres, cuatro para la semana cuatro, y cuatro para la semana cinco. Con esta información, you podemos nosotros construir el histograma de recursos, y en este caso, lo que estamos viendo es que el uso de recursos se hace si todas las actividades comienzan el día uno. Aquí vemos entonces que tenemos un problema porque solo tenemos seis recursos. Decíamos entonces que podemos cambiar digamos cada una de las posiciones de las actividades A y C. La actividad A tiene tres semanas de holgura, la actividad C tiene dos semanas de holgura. Si nosotros en este caso aprovechamos la holgura de la actividad C y la retrasamos dos semanas, pues vamos a tener entonces que nuestro histograma de recursos nos muestra que el sistema queda nivelado y no hemos afectado nada el alcance del proyecto. Veamos un nuevo ejemplo. Su grupo de TI ha hecho la siguiente programación de actividades para especificar, codificar y probar un nuevo software suponiendo que solo hay seis programadores disponibles. En la tabla, vemos los identificadores de las tareas, las predecesoras, la duración en semanas, y los recursos que en este caso son programadores. Veamos entonces lo primero que tenemos que hacer. Tenemos que dibujar la red del proyecto e identificar la ruta crítica. En este caso vemos entonces que nuestra red tiene una duración de 14, por lo tanto, 14 va a ser la duración de la ruta crítica. Y adicionalmente, las actividades que tienen holgura igual a cero, son A, C, E y F, por lo tanto nuestra ruta crítica es A, C, E y F. De esta manera vemos entonces que las actividades B y D tienen holgura, y son las únicas que podríamos nosotros utilizar para hacer una nivelación del proyecto. ¿Cuántos recursos vamos a utilizar para cada una de las actividades? Para la actividad A necesitamos tres programadores, para la actividad B dos programadores, para la C cuatro programadores, para la D dos programadores, para la E cuatro programadores, y para la F cinco programadores. Con esta información entonces hacemos nuestro diagrama de Gantt, ¿de acuerdo? Y también hacemos nuestro histograma de recursos. Nos damos cuenta que, como solo tenemos seis programadores, vamos a tener problemas de recursos sobreasignados en las semanas tres y cuatro. De esta manera, entonces tenemos que mirar las diferentes alternativas. Vemos que las actividades B y D son las únicas que se pueden mover porque son las únicas que tienen una holgura. Veamos entonces hasta dónde se pueden mover. La actividad B y la actividad D son predecesoras de la actividad F, o sea, que las podemos lanzar hasta que comience la actividad F. Vámonos entonces otra vez a nuestras alternativas de la nivelación. Si nosotros corremos la actividad D para que comience entonces en la semana cinco, podemos ver que el recurso queda nivelado y no tenemos problemas de utilizar los seis programadores disponibles. Otra alternativa es que corramos totalmente la actividad D antes de que comience la F, y la siguiente también es que podamos tener la actividad B lanzada hasta poco antes de que comience la F. Tenemos entonces las tres alternativas. Si nosotros miramos esta alternativa número tres, pues estamos viendo que estamos lanzando las actividades muy tarde, y por lo tanto, estamos utilizando la holgura muy tarde. En este caso, vamos a utilizar la holgura más rápida, pero vamos a tener un problema en el cual vamos a tener en la semana cinco y seis que no vamos a utilizar dos programadores y si lo vamos a digamos tener que utilizar después, por lo tanto vamos a tener libres estos, y les vamos a estar pagando dinero sin que hagan nada. Y la otra alternativa que teníamos, la alternativa uno, es que comiencen a trabajar, ¿de acuerdo?, ahí mismo las personas después de que termine la actividad D, de tal manera que la actividad D solamente se corra dos semanas. Tenemos entonces que mirar, de acuerdo con la disponibilidad de los recursos, cuál es la mejor alternativa, y normalmente vamos a decir entonces que la mejor alternativa es nuestra alternativa tres. [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA]
